Как поделиться знаниями

Кадровая политика - Управление знаниями

Четыре компании предлагают различные способы упрощения доступа и повышения ценности имеющейся информации. Специалисты, занимающиеся управлением знаниями, пытаются разрешить мучительный парадокс: информация приобретает особую важность с точки зрения экономики, и большинство компаний считают, что знания обеспечивают им преимущества перед конкурентами. Но информации в компаниях накоплено более чем достаточно, зачастую даже больше, чем они в силах обработать. W. L. Core, Shell Oil, Cerner и Ford Motor решают эту задачу, реализуя совершенно различные подходы, но при этом каждая из компаний стремится увеличить ценность информации за счет своевременной доставки и выбора правильной цели. Несмотря на то что сейчас у всех на слуху немало терминов, связанных с информационными системами, не существует точного определения понятия управление знаниями . Тем не менее для компаний, о которых пойдет речь в этой статье, термин управление знаниями имеет ряд общих характеристик.

Первоочередная цель - не снижение затрат, а возможность быстро принять оптимальное решение.

Управление знаниями безусловно достойно инвестиций, хотя количественно оценить обеспечиваемые преимущества довольно трудно.

Управление знаниями может дать сотрудникам четкое и согласованное представление об элементах, важных для компании.

Основные трудности связаны не с технологией, а с необходимостью преодоления ряда штампов. Один из них - убежденность в том, что обладать знаниями выгоднее, чем ими делиться.

Приложения управления знаниями часто создаются на основе относительно простых технологий (intranet, электронная почта, групповое программное обеспечения, базы данных и механизмы поиска), но наилучших результатов достигают компании, которым удается бесконфликтно их объединить.

W. L. Core

Успех этой компании, выпускающей Core-Tex и другие высокотехнологичные материалы, в первую очередь обусловлен определением для своих продуктов точного адреса , то есть умением связать данный материал с требованиями конкретного пользователя. Это требует очень тесных связей между маркетингом, разработкой продуктов и производителями.

Решение: система управления знаниями на основе Lotus Notes, баз данных Notes с информацией о продуктах и пользовательских приложениях, а также intranet. Мы проделали большую работу, цель которой - связать сотрудников отделов продаж, работающих в различных странах, с разработчиками, - подчеркнул Девид Кларк, директор по информационным системам компании W. L. Core. - В результате мы стали быстрее решать возникающие проблемы, что сразу же отразилось на объемах продаж .

Раньше по результатам тестирования новых материалов приходилось готовить бумажные отчеты, которые попадали к разработчикам только через несколько дней или даже спустя неделю. Теперь же подготовленные сотрудниками на ноутбуках документы практически сразу, в течение нескольких часов, поступают в корпоративную базу данных, где их могут найти все заинтересованные специалисты.

Приложение Notes/intranet используется уже около года, и сейчас с ним работает более 600 человек из 30 групп.

По мнению Кларка, управление знаниями - это в первую очередь поддержка связи. Фактически полгода назад сотрудники отдела информационных систем компании начали именовать себя специалистами по коммуникациям и совместной работе. Это на первый взгляд небольшое, но важное изменение, - подчеркнул Кларк. - К примеру, мы не рассматриваем систему корпоративного планирования как крупный механизм обработки транзакций, подключенный к базе данных, считая, что, по сути, она представляет собой коммуникационную систему .

Фактически W. L. Core создает именно такую систему планирования производства, которая будет использовать коммерческий пакет планирования корпоративных ресурсов, Notes, intranet и видеоконференции. Она объединяет вместе сложную систему инвентаризации, продукт, потребителя и производственную информацию с нескольких узлов и представляет все вместе как разделяемую модель для сотрудников отдела планирования производства.

Shell Oil

В то время как W. L. Core рассматривает управление знаниями с точки зрения коммуникаций и совместной работы, Shell воспринимает его как средство пополнения знаний. По словам Марка Девидсона, заместителя директора Shell Learning Center, лучшая методика, разработанная конкретным сотрудником, может оказать значительное влияние на работу всех - а их 21 тысяча .

В этом центре работает 10 специалистов, занимающихся поисками источников информации для Shell. Среди предполагаемых источников университеты, консалтинговые компании и другие фирмы, а также разного рода литература. Репозитарий компании, Knowledge Management System (KMS), содержит 1000 документов и 50 наилучших методик. К примеру, Shell включила в свой репозитарий разработанную профессором университета модель, которая помогла организации реализовать свои бизнес-цели. Эта модель уже используется во всех четырех подразделениях Shell.

Пользовательская система, разработанная Shell и системным интегратором, начала применяться в сентябре прошлого года. Она содержит знания по трем основным направлениям: бизнес-модели, ведущие технологии и компании, а также общение людей. Другие группы в Shell, специализирующиеся, к примеру, на геологии, имеют аналогичные системы управления знаниями.

Shell называет репозитарий знаний - базу данных SQL - объединяющей частью KMS.

К разъединяющей части можно отнести приложение групповой работы Lotus Domino для поддержки взаимодействия сотрудников через intranet компании. К примеру, автор лучшей методики в хранилище может поделиться с коллегами опытом ее применения.

В 1991 году Shell имела самые плохие финансовые показатели за всю историю своего существования, что заставило руководство компании всерьез задуматься о необходимости коренных изменений. Learning Center и KMS были созданы, по словам Девидсона, для того, чтобы с максимальной отдачей использовать интеллектуальный потенциал сотрудников компании .

Пока доступ к KMS получили 15 тыс. сотрудников, но в конечном итоге с ним сможет работать любой служащий компании.

Девидсон, не указав стоимость KMS, отметил, что Shell начинает анализировать предлагаемые ею преимущества. На первом этапе преимущества будут оцениваться с точки зрения уровня использования и числа методик, занесенных в базу данных. Компания также намеревается отслеживать идеи, полученные на основе анализа методик, содержащихся в системе.