Управление документами, контентом и электронной почтой

Кадровая политика - Управление знаниями

Для анализа важны не только показатели в виде окончательных цифр (hard numbers) холодные цифры , взятые, например, из отчетов о продажах, но и так называемая размытая информация ( soft knowledge), разбросанная по текстовым документам, электронным таблицам, страницам Web и даже сообщениям электронной почты. Чтобы обеспечить управление подобными файлами и извлечь максимум пользы из содержащейся в них информации, предлагается целый ряд решений. Первыми в ряду такого рода продуктов стали - и получили на сегодня самое широкое распространение - системы документооборота. Эти пакеты очень успешно применяются в фармацевтической промышленности и страховом деле - отраслях, производящих огромное количество документов и, соответственно, требующих организации хранилищ для регистрации патентов и заявлений о выплате страхового возмещения. В этом секторе рынка доминируют фирмы Documentum (www.documentum.com), Open Text Corp. (www.opentext.com), а также подразделение компании Hummingbird (www.hummingbird.com) PC DOCS/Fulcrum, выпускающие пакеты DocsFusion, Documentum 4i и WorkSmart (соответственно).

Как правило, системы документооборота имеют двух - или трехуровневую архитектуру, а их главное назначение - обеспечить целостность документов и их четкую классификацию; все это требуется для того, чтобы пользователь мог без труда найти нужный документ. Обычно первый уровень такой системы представляет собой файловый сервер, содержащий документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского ПО, обеспечивающего доступ к системе. Третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, определяющую систему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникам для внесения изменений и утверждения.