Сервер

Кадровая политика - Система менеджмента знаний

Для начала, вам нужен централизованный «ресурс» — отдельный сервер или его часть. На этом сервере и будет жить база знаний вашей компании. Проконсультируйтесь с вашим системным администратором, оформите счет на покупку сервера и подпишите его у начальника. (Вполне возможно, что вам удастся обойтись существующей техникой.)

Каталоги, каталоги

Затем нужно определить структуру каталогов базы знаний. С кандачка такую структуру не сделаешь, поэтому рекомендую не увлекаться конструированием многоуровневых деревьев. Давайте поступим следующим образом. Выберите нескольких коллег — ведущих специалистов, руководителей подразделений и попросите их показать, как они структурируют свою информацию в своих персональных компьютерах. Не расстраивайтесь: вы увидите у разных людей совершенно разные способы классификации информации. Аккуратно запишите все ваши наблюдения — они пригодятся вам в дальнейшем. (Принципы «проявления» структуры знаний можно также подсмотреть в моей заметке про то, как организовать личную картотеку.)

Надеюсь, вы уже догадались, что невозможно сделать единственную структуру каталогов, чтобы она устраивала всех и каждого. Во-первых, любая профессиональная деятельность сложна и многообразна, а во-вторых, каждый человек настолько индивидуален, что эту свою индивидуальность прилагает буквально ко всему: к выбору еды, одежды, работы, к структурированию информации. Не расстраивайтесь, удовлетворим всех. Мы не будем ломать голову над построением универсального «дерева», а сделаем облегченную базовую структуру каталогов и создадим инструмент выборки информации из базы знаний по нескольким параметрам.

Можно вообще создать единственный каталог

БАЗА ЗНАНИЙ

… и сваливать в него всю информацию. Но так не годится, потому что такую базу знаний вам будет очень неудобно обслуживать.

Самые общие рекомендации по каталогизации.

 Используйте не более трех иерархических уровней. Будет совсем замечательно, если вы обойдетесь только двумя уровнями.

 Для каждого проекта компании организуйте отдельный каталог (подкаталог)

 По возможности, разделите по подкаталогам организационные и технические документы

 Отведите отдельный каталог для хранения нормативных документов

 Отведите отдельные каталоги для хранения информации о ваших партнерах, конкурентах и их продуктах

 Выделите отдельный каталог для справочного блока

 Создайте отдельный каталог для хранения дистрибутивов часто используемых программ

 Помните о том, что лучшее — враг хорошего, поэтому в этом увлекательном процессе важно вовремя остановиться

Следующий шаг: кодирование каталогов. Зачем это нужно? Опять же — для удобства обслуживания. Администраторы базы знаний, как оказалось, очень любят общаться на цифрах.

— Сережа, куда положить такой-то документ?

— Че там в нем? а, ну это в 020.030

Главный принцип кодирования каталогов такой: оставляйте «место» для новых каталогов — для этого присваивайте каталогам номера через десятку или через сотню, например:

010. Организационные документы

020. Внешние проекты

030. Внутренние проекты

Допустим, появляются в компании инновационные проекты, и, по ряду соображений, информацию по ним требуется хранить в отдельном каталоге. Безболезненно добавляем новый каталог:

010. Организационные документы

020. Внешние проекты

025. Инновационные проекты

030. Внутренние проекты