Навигатор

Кадровая политика - Система менеджмента знаний

Для того чтобы пользователи могли эффективно работать с базой знаний, позарез необходим «навигатор» — специальная оболочка, позволяющая искать, выбирать требуемую информацию по одному или нескольким параметрам.

На рынке существует большое количество неплохих программ для организации электронных архивов и автоматизации документооборота: легендарный Lotus Notes, неплохой отечественный пакет «Дело» и другие. Я же в учебных целях покажу, как создать достаточно эффективный навигатор, не приобретая специального программного обеспечения. Дело в том, что если вы научитесь управляться со своей базой знаний минимальными средствами, и она не умрет через пару месяцев, то впоследствии вы будете более осознанно и квалифицированно подходить к выбору специальных программных средств. Если у вас не очень большая компания, то, бьюсь об заклад, ваших пользователей надолго устроит то «временное» решение, которое я сейчас предложу. В любом случае, ваш труд не пропадет даром.

Вам потребуется Excel. Создайте в нем новый файл, назовите его «Навигатор.xls».

Поднимайте ваши записи, которые вы делали, знакомясь со структурой каталогов ваших коллег, обобщайте информацию и конструируйте критерии, по которым пользователями будут отбирать информацию. Главный совет: не плодите лишних сущностей (категорий отбора) без особой надобности. Каждый дополнительный критерий — это увеличение трудоемкости по обслуживанию базы знаний и уменьшение удобства при ее использовании.

Обязательно согласуйте окончательный набор критериев отбора со всеми вашими коллегами. На этом этапе непременно начнут появляться все новые и новые «хотелки». Держитесь крепко и не плодите лишних категорий.

Создаем в файле колонки, соответствующие согласованным критериям отбора. Создаем информационные строки; привязываем с помощью гиперссылок к этим строкам соответствующие файлы. Включаем кнопки фильтров отбора на необходимые колонки. Вот и весь навигатор. Очень удобный, кстати.

В книге Excel вы можете сделать несколько страниц для хранения различной информации. Но учтите, что в этом случае пользователям придется выбирать данные по заданному критерию (критериям) поочередно на разных страницах.

Как и все примитивные решения, наш «навигатор» обладает рядом досадных недостатков. Например, если вы измените структуру каталогов (даже просто переименуете каталог) или переименуете конечные физические файлы, то вам придется переделывать в «навигаторе» все ссылки, связанные с этим каталогом или файлом. Решение на поверхности: к началу эксплуатации «навигатора» прекратите любые эксперименты со структурой каталогов. Остановитесь. Другой недостаток этого решения в том, что вам будет крайне затруднительно определять уровни доступа пользователей к той или иной информации.