Вкладываем душу

Кадровая политика - Система менеджмента знаний

База знаний сама по себе полноценно существовать не может. Без хозяина она медленно, но верно превращается в обычную, никому не нужную информационную помойку. Чтобы этого не случилось, вам, самозванцу, нужно сильно постараться. Кроме этого, на самом старте нужно выполнить ряд моих обязательных рекомендаций.

Кодирование файлов

Перед заполнением базы знаний разработайте и внедрите приказом по предприятию «Положение по кодированию файлов».

Отныне все файлы, передаваемые пользователями в базу знаний, должны кодироваться (именоваться) по следующим схемам.

1) «Временная» схема. По этой схеме кодируйте документы, которые необходимо хранить в разных версиях или как бы в развитии во времени

[Код проекта]—[Дата]—[Название документа]

Разработайте классификатор ваших проектов. Можно остановиться на 3-х символьной кодировке. Предусмотрите в коде проекта служебный символ для обозначения типа проекта (внешний, внутренний, инновационный и т.д.)

Дату нужно записывать в формате [Год][Месяц][День], например: 031101 — 01 ноября 2003 года. Такая кодировка необходима, чтобы файлы «выстроились» в каталоге строго в хронологическом порядке.

Название документа должно начинаться с типа документа, например: [Договор на разработку…], [План развития …]

Пример кодирования: СИР—031110—Оперативный план-график проекта, где СИР — Проект «Сириус», 031110 — дата создания документа, 10 ноября 2003 года.

2) «Постоянная» схема. По этой схеме кодируйте документы, которые нужно хранить в единственном варианте, всякий раз заменяя его в базе знаний последней, более «свежей» версией.