Код проекта - Название документа

Кадровая политика - Система менеджмента знаний

Разумеется, в «Положении о кодировании документов» вам нужно будет дать детальные разъяснения, какие типы документов каким способом кодировать.

Зачем нужна кодировка? Смотрите: администратор базы знаний теперь без труда сможет разобраться, в какой каталог помещать файл и какие параметры выборки назначить файлу в «навигаторе». Кроме этого, все ваши сотрудники со временем поблагодарят вас за эту инновацию, потому что и у себя в компьютере наладят относительный порядок.

Оживление базы знаний

Чтобы база знаний сразу зажила, задышала, создайте и разместите в ней справочные файлы:

 организационная структура компании

 основные положения и регламенты

 справочник сотрудников с телефонами, адресами, «мылами» и днями рождений

 аналогичные справочники ваших клиентов и партнеров

 структура ваших проектов с паспортами проектов

 карты знаний сотрудников

 график командировок сотрудников

 электронный каталог библиотеки компании

 коллекция полезных интернетовских ссылок

 другие полезные справочники на ваше усмотрение. Подумайте сами.

Отведите отдельный лист в вашем «навигаторе» для размещения справочного блока.

Особо потрудитесь над формированием телефонного справочника — не пропустите в нем ни одного сотрудника, партнера и клиента. Однажды мне довелось участвовать в целом детективе по поиску номера телефона одного редкого, но важного клиента. Информация в итоге оказалась лишь у человека, который: недавно уволился из компании (раз), в это время отдыхал за границей (два) и в момент, когда ему дозвонились, был сильно пьян (три). Судя по его реакции, можно было догадаться, чем он занимался в тот момент, когда мы его достали.

Разошлите по электропочте всем сотрудникам и начальству адрес «навигатора». Раструбите по всей компании о том, какая «классная штука теперь у нас появилась». Пожинайте первые лавры всеобщей и безмерной благодарности.

Начальное обучение персонала

Разработайте «Положение по использованию базы знаний». Проведите серию занятий с персоналом компании. Объясните, «как теперь мы будем работать».

Как вы теперь будете работать? А вот так:

Как видно из схемы, пользователь сам ничего не записывает в базу знаний, а только лишь пользуется информацией из нее. Системный администратор поставит в системе запрет на запись в базу знаний всем сотрудникам компании, за исключением администраторов базы знаний. Таким образом, заносить информацию в базу знаний будут лишь специальные люди — только таким способом база знаний не превращается в обычную свалку документов.

Теперь о самом неприятном в этом деле. Возможно, что администратором базы знаний на первых порах будете вы. А больше некому. Пока база знаний не заработала в полную силу, вы никому не докажете ее эффективность и полезность. Да и за опыт нужно платить.

Что будем хранить?

Вот теперь настала самая пора, чтобы окончательно разобраться с тем, что же вы будете хранить в базе знаний.

 Это вся справочная информация — ее мы рассмотрели.

 Безусловно, в базе знаний должны лежать все актуальные организационные и нормативные документы, которые издаются в вашей компании.

 Храните в базе знаний внешнюю информацию: маркетинговые обзоры, публикации о современных технологиях, достижениях конкурентов

 Храните профессиональные книги и учебники в электронном виде

 Подлежат хранению все юридические документы: договоры, контракты, соглашения. Не забудьте выработать политику информационной безопасности с учетом внедрения базы знаний. Для конфиденциальных документов просто не указывайте в навигаторе ссылку на файл, а сами файлы храните в специальном каталоге. «Совсекретные» документы лучше в базе знаний не хранить.

 Все проектные организационные и технические документы

 Документы, обобщающие опыт деятельности: описание проектных решений, инструкции, методики

Наиболее ценная информация из вышеприведенного списка — это документы, обобщающие опыт деятельности. Если всю остальную информацию можно обязать передавать в базу знаний силовым, административным способом, то заставить описывать проектные решения — увы… Мозги ценных специалистов не вывернешь наружу приказом или распоряжением. В лучшем случае вам родят эдакого формального уродца — бесполезного, никому не нужного.

Попросить подразделения или сотрудников добровольно поделиться со всеми своими наработками? Попросите — и вы немедленно столкнетесь с …Жабой.

Жаба — это самое сильное животное в мире, потому что она задушила три четверти населения планеты.

«Жаба» в отношении выкладки проектных решений в базу знаний может быть как на уровне подразделений компании, так и на уровне отдельных ценных специалистов. Постойте, постойте, тема знатная пошла, я сейчас по этому поводу еще один небольшой раздел пособия напишу.

Как задушить Жабу

Сначала притча.

В одно горное селение приехал школьный учитель и предложил местным жителям свои услуги. Жители с радостью согласились, но предложили рассчитываться с учителем только в конце месяца и только «натурой» — водкой. С каждого двора — по ведру водки. Ударили по рукам. Учитель был умный и добросовестный, и сельские дети его сильно полюбили. Да и сами родители нарадоваться не могли на успехи своих чад.

…В конце месяца к дому, где жил учитель, потянулись жители селения с полными ведрами в руках. Бочка, стоящая во дворе дома, где жил учитель, быстро заполнилась. Как вы думаете —чем? Чистейшей…водой.

С корпоративной базой знаний ситуация аналогичная — никто не хочет «сливать» в нее ценный интеллектуальный продукт. Все смотрят друг на друга, ухмыляются про себя и ничего не делают. Безусловно, формализация своих сокровенных знаний требует дополнительного времени, но проблема не в этом. Люди опасаются, что они потеряют в компании свою значимость, незаменимость и ценность. Как показывает опыт, совершенно бесполезно на словах доказывать обратное. Нужен иной подход.

Вы, первый — возьмите в руки полное ведро вашей водки, идите по селению и извещайте каждого встречного о том, что вы несете в коллективную бочку полное ведро чистейшей водки. Давайте пробовать сомневающимся. Нет иного способа наполнения базы знаний. Начните вы. Со временем начнет еще один, потом еще один. Потом захотят все, потому что начнет действовать ровно тот же механизм, что и с чистой водой, но с противоположным знаком. Всем людям хочется быть значимыми, незаменимыми и ценными. И никто не хочет оставаться белой вороной. Альтруистом, впрочем, тоже никто не хочет быть, поэтому дальновидные люди делятся своими знаниями, но одновременно оставляют такой острый крючок — «хочешь знать больше или глубже? — обратись ко мне». Например, научитесь продавать всем желающим рецепт вашей замечательной «водки».

Надеюсь, что вы уловили мою аллегорию. Теперь придумайте организационный механизм защиты информации от утечки наружу — конкурентам. Технические решения, связанные с разделением прав доступа, не спасут вашу компанию. Напишите мне ваши идеи, обсудим.