ECM: информация плюс процессы

Кадровая политика - Маркетинг знаний

Управление информационными ресурсами (Enterprise Content Management) становится насущной необходимостью для предприятия при переходе от традиционной функционально-дивизионной модели управления к процессно-ориентированной. Это связано с кардинальными изменениями внешней среды, которая стала гораздо более динамичной и конкурентной.

Деятельность предприятий всех отраслей сегодня в сильной степени зависит от функционирования их информационных систем, однако поскольку информационные системы предприятий развивались годами, то заложенные в них концепции и бизнес-логика не всегда отвечают требованиям сегодняшнего дня. Но драматичность ситуации даже не в этом – изменения становятся нормой жизни, поэтому предприятиям требуется не просто самая современная и продвинутая система, им нужна система, которая легко бы поспевала за изменениями и могла быстро перенастраиваться.

В принципе, это общий закон развития систем – от жесткой системы к гибкой. Точно также станки с ЧПУ вытеснили токарные станки-автоматы. И те, и другие могли производить изделия одинаковой сложности и качества, однако станки-автоматы умели точить только деталь одного типа и когда конструкция менялась, станок выбрасывали. А для станка с ЧПУ требовалось лишь разработать новую программу. И хотя они стоили значительно дороже, их совокупная стоимость владения ниже. И сегодня первейшее требование к информационной системе предприятия – гибкость и быстрая перенастройка. Вот тут на сцену и выходит концепция ECM, объединяющая две ключевых технологии, необходимых для построения быстро адаптируемой системы: BPM (Business Process Management) и IDM (Integrated Document Management). В процессе участвуют люди, а люди работают с документами. Извлечь из документа нужные данные и передать их в транзакционную систему – это уже дело техники.

По определению профессиональной организации в области управления информацией AIIM (см. www.aiim.org), Enterprise Content Management или управление информационными ресурсами, есть набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные электронные документы в формате Word или Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Основная задача ECM состоит в поддержании полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она потеряет актуальность и ценность.

Важно иметь в виду, что ECM – это не только технология. Это также еще и методы, регламенты и практики работы с информацией, поэтому процесс управления информацией нельзя полностью автоматизировать, всегда нужно подразумевать участие человека. И также нельзя свести все многообразие источников информации под одну крышу, загнать все в одну систему, какой бы всеобъемлющей она не была. Следовательно, ECM есть стратегия в области управления неструктурированной информацией, которая может быть реализована только при согласованной и скоординированной работе различных информационных систем, существующих на предприятии.

Концепция ECM привлекательна тем, что позволяет осуществить быструю сшивку разрозненных информационных систем и связать их на уровне потоков информации. Конечно, программисты могут связать две базы данных и автоматизировать операции, но нужно включить в процесс и человека. Теперь каждый исполнитель получает свои задания и уведомления в случае нарушения сроков, а руководители все видят и контролируют ситуацию. Однако мало только дать задание человеку, нужна еще информация для принятия решений, причем только оперативной информации, например, по конкретному заказу часто недостаточно – еще нужен доступ к информационному хранилищу, чтобы, например, просмотреть документы по прошлым заказам, переписку с клиентом, поднять текст договора и т.п. Ни аналитики, ни тем более сама система не смогут догадаться, какие именно документы вам понадобятся в конкретный момент и их нельзя просто прикрепить к заданию и доставить сразу весь пакет. Вот поэтому вместе со средствами автоматизации бизнес процессов активно используются системы управления документами и другие компоненты ECM-решения.

При определении требований к системе заказчика обычно интересуют конкретные функциональные возможности, а не названия продуктов, которые этими возможностями обладают, однако, стремясь охватить большую долю рынка и повысить узнаваемость своего брэнда, производители часто комбинируют возможности различных технологий в своих продуктах и, в результате, заказчики сталкиваются с избыточностью решения. Поэтому чтобы понять, насколько подходит вам то или иное решение, нужно провести его декомпозицию на составляющие кирпичики. Присмотритесь внимательно к своему поставщику – насколько его решение подходит именно вам, а не только счастливчикам из Fortune500.