Кадровая политика

Основные стадии консультационного процесса

News image

Руководители предприятий различных форм собственности обращаются к консультанту, как правило, с типичными вопросами и заказ...

Ошибки руководителей

News image

Система управления и управленческая структура в России до сих пор находятся в плену прошлых стереотипов, и очень часто дире...

Что же предлагали первые консультанты, которые появились в 20-х годах?

News image

Принято считать, что консультанты по управлению первой волны - это бывшие предприниматели, руководители, управленцы, до...

Авторизация



ECM: информация плюс процессы

Кадровая политика - Маркетинг знаний

ecm: информация плюс процессы

Управление информационными ресурсами (Enterprise Content Management) становится насущной необходимостью для предприятия при переходе от традиционной функционально-дивизионной модели управления к процессно-ориентированной. Это связано с кардинальными изменениями внешней среды, которая стала гораздо более динамичной и конкурентной.

Деятельность предприятий всех отраслей сегодня в сильной степени зависит от функционирования их информационных систем, однако поскольку информационные системы предприятий развивались годами, то заложенные в них концепции и бизнес-логика не всегда отвечают требованиям сегодняшнего дня. Но драматичность ситуации даже не в этом – изменения становятся нормой жизни, поэтому предприятиям требуется не просто самая современная и продвинутая система, им нужна система, которая легко бы поспевала за изменениями и могла быстро перенастраиваться.

В принципе, это общий закон развития систем – от жесткой системы к гибкой. Точно также станки с ЧПУ вытеснили токарные станки-автоматы. И те, и другие могли производить изделия одинаковой сложности и качества, однако станки-автоматы умели точить только деталь одного типа и когда конструкция менялась, станок выбрасывали. А для станка с ЧПУ требовалось лишь разработать новую программу. И хотя они стоили значительно дороже, их совокупная стоимость владения ниже. И сегодня первейшее требование к информационной системе предприятия – гибкость и быстрая перенастройка. Вот тут на сцену и выходит концепция ECM, объединяющая две ключевых технологии, необходимых для построения быстро адаптируемой системы: BPM (Business Process Management) и IDM (Integrated Document Management). В процессе участвуют люди, а люди работают с документами. Извлечь из документа нужные данные и передать их в транзакционную систему – это уже дело техники.

По определению профессиональной организации в области управления информацией AIIM (см. www.aiim.org), Enterprise Content Management или управление информационными ресурсами, есть набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные электронные документы в формате Word или Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Основная задача ECM состоит в поддержании полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она потеряет актуальность и ценность.

Важно иметь в виду, что ECM – это не только технология. Это также еще и методы, регламенты и практики работы с информацией, поэтому процесс управления информацией нельзя полностью автоматизировать, всегда нужно подразумевать участие человека. И также нельзя свести все многообразие источников информации под одну крышу, загнать все в одну систему, какой бы всеобъемлющей она не была. Следовательно, ECM есть стратегия в области управления неструктурированной информацией, которая может быть реализована только при согласованной и скоординированной работе различных информационных систем, существующих на предприятии.

Концепция ECM привлекательна тем, что позволяет осуществить быструю сшивку разрозненных информационных систем и связать их на уровне потоков информации. Конечно, программисты могут связать две базы данных и автоматизировать операции, но нужно включить в процесс и человека. Теперь каждый исполнитель получает свои задания и уведомления в случае нарушения сроков, а руководители все видят и контролируют ситуацию. Однако мало только дать задание человеку, нужна еще информация для принятия решений, причем только оперативной информации, например, по конкретному заказу часто недостаточно – еще нужен доступ к информационному хранилищу, чтобы, например, просмотреть документы по прошлым заказам, переписку с клиентом, поднять текст договора и т.п. Ни аналитики, ни тем более сама система не смогут догадаться, какие именно документы вам понадобятся в конкретный момент и их нельзя просто прикрепить к заданию и доставить сразу весь пакет. Вот поэтому вместе со средствами автоматизации бизнес процессов активно используются системы управления документами и другие компоненты ECM-решения.

При определении требований к системе заказчика обычно интересуют конкретные функциональные возможности, а не названия продуктов, которые этими возможностями обладают, однако, стремясь охватить большую долю рынка и повысить узнаваемость своего брэнда, производители часто комбинируют возможности различных технологий в своих продуктах и, в результате, заказчики сталкиваются с избыточностью решения. Поэтому чтобы понять, насколько подходит вам то или иное решение, нужно провести его декомпозицию на составляющие кирпичики. Присмотритесь внимательно к своему поставщику – насколько его решение подходит именно вам, а не только счастливчикам из Fortune500.




Читайте:


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Менеджмент знаний:

Стимулирование роста знаний посредством организационной куль

Как уже отмечалось, «жизнь» знаний внутри организации — это ядро проблематики управления знаниями. Именно поэтому вопросы организационной культуры, мотивации имеют дл...

Классификация ядер продукции

Ядра продукции можно классифицировать по различным основаниям. Прежде всего все ядра делятся на два больших типа: детерминированные и недетерминированные. В де...