Делопроизводство организации

10.01.2014 18:50

Финансы - Новости

В каждой уважающей себя организации есть делопроизводство. Организация учета документов не зависит от направления конкретной деятельности, правовой формы. Основная задача делопроизводства состоит в осуществлении работы с документами. Утверждать, что на каждом предприятии делопроизводство организовано по всем правилам, нельзя.

Если в число услуг фирмы входит циклевка паркета, то непременно закупается и проводится по балансу оборудование, материалы и инструменты, возможно, и спецодежда для мастеров. Есть затраты и на рекламу, хотя качественная циклевка уже сама по себе станет рекламой для каждого, кто увидит блестящий, будто новый, паркет.

Как правило, вся работа, которая связана с делопроизводством, документооборотом, выполняется одним сотрудником. Он ограничивается базовым набором функций, к примеру, регистрация исходящей, входящей корреспонденции, регистрация приказов руководителей.

Документ представляет собой базовый инструмент управления. Через документы происходит управление организацией. Задача систем документооборота заключается в том, чтобы хранить имеющиеся документы, историю, сопровождать их перемещение по предприятию, помогать отслуживать проведение работ, для которых этот документ и готовился. Делопроизводство представлено в виде специальной отрасли деятельности, которая обеспечивает все документирование вместе с организацией работы с документацией.

Накопленный опыт делового официального письма состоит в появлении повторяемых, устойчивых образцов обращений в документах и текстах. Иными словами, это типовые формы, которые часто употребляются в документах, например, официально-деловая речь была дополнена значительным количеством новых оборотов и слов. Это привело к необходимости разрабатывать единые стандарты документов, проводить делопроизводство в соответствии со всеми государственными требованиями.

Основным значением делопроизводства является общее изложение документов по принятым образцам. Система делопроизводства включает такие моменты:

• организацию документооборота. В документообороте охватывается вся последовательность перемещения документов по аппарату управления. В итоге, проводятся операции по приему, рассмотрению, передаче, подготовке, оформлению, отправке документов. Благодаря разумно организованному документообороту, обеспечивается быстрое прохождение всей документации с минимальными временными затратами;
• систему учета, регистрации документов.

10/01/2014