Состав и свойства информационных объектов СБ

Финансы - Финансовый консалинг

Первое, на что стоит обратить внимание при изучении СБ, это состав ее информационных объектов. Именно они характеризуют информационную мощность системы, т. е. определяют, какими понятиями и с какой степенью детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию. Перечислим эти объекты:

1. Измерение бюджетных планов статей. Планирование и анализ бюджета - как правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой структуры, в различных финансовых инструментах, по отношению к поставщикам, потребителям, продуктам и услугам. Все эти измерения должны сопровождаться соответствующими справочниками, которых в системе должно быть как минимум четыре - в соответствии со следующими разделами.

1.1. Организационно-штатная и финансовая структура. Такой справочник обязательно должен быть иерархическим и допускать неограниченную вложенность уровней структуры. При этом необходимо различать, с одной стороны, структурные (или финансовые) подразделения, а с другой - менеджеров, ответственных за тот или иной участок планирования. В финансовой структуре отражается иерархия центров прибыли, затрат, финансовой ответственности, отчетности, ценообразования, управления ресурсами и других центров, определенных методикой бюджетирования.

1.2. Валюты, курсы. Как правило, консолидированный бюджет приводится к какой-нибудь определенной валюте, но иногда требуется его представление и в других их видах (чаще всего - в одной дополнительной). На первый взгляд, для данной цели можно обойтись простым пересчетом бюджета из одной валюты в другую. Однако если принять во внимание процесс планирования и учета, то окажется, что на этих этапах в систему просто необходимо вводить значения в разных валютах. Следовательно, нужно вести курсы, а еще лучше - различные виды курсов валют. Это может пригодиться при учете внешних и внутренних цен предприятия.

1.3. Продукты, услуги, материальные ценности. В той же степени, что и по валютам, существует потребность в справочнике товарно-материальных ценностей. Для производственных или торговых предприятий планирование бюджета неразрывно связано с их номенклатурой. Что же касается хозяйственной деятельности, то независимо от сферы деятельности предприятия смету капитальных вложений или хозяйственных расходов всегда удобнее вести в натуральном измерении. Но поскольку бюджет - документ финансовый, наличие цен на товары и услуги для приведения натурального учета к денежному в системе просто необходимо.

1.4. Клиенты, потребители и поставщики. Такого измерения бюджетных статей в упрощенном варианте СБ может и не быть. Если же эту информацию структурировать в виде еще одного классификатора, то бюджет предприятия можно планировать с ориентацией на клиентов и, в конечном счете, на рынок. Кроме того, наличие таких справочников существенно упрощает ввод информации в систему при планировании и учете.

2. Бюджетные планы статей (информационное сердце СБ). Статьи бюджета в разрезе перечисленных выше справочников по своему назначению объединяются в планы статей. СБ должна содержать как минимум три таких плана: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет активов и пассивов (баланс). Но, как правило, для более полного учета специфики работы предприятия, реализации определенной методики бюджетирования и создания удобных в эксплуатации рабочих мест применяются следующие исходные и производные планы:

бюджеты продаж и закупок (в стоимостном и натуральном выражении), определяющие операционную деятельность (прямые доходы и расходы), бюджет размещения и привлечения ресурсов, бюджет по бизнес-направлениям, бюджет проектов (это далеко не полный список видов бюджетов, применяемых для построения бюджета доходов и расходов);

смета капитальных вложений и план резервов, определяющие косвенные и другие виды расходов, необходимые для получения общей картины движения денежных средств;

бюджет движения финансовых ресурсов (специфичный для кредитных учреждений план), товаров, запасов, бюджет задолженности (БДДС - баланс движения денежных средств - в разрезе дебиторов и кредиторов), платежный календарь - средство контроля расходования средств;

управленческий баланс, финансовый план и другие вспомогательные таблицы, облегчающие расчет финансовых результатов.

Реализация в системе перечисленных видов планов - вопрос существенный. Если их состав и форма жестко определены, значит, система в значительной степени ориентирована на определенную методику бюджетирования или специфику деятельности предприятия. В этом случае трудно говорить о ее универсальности. Безусловно, СБ с меньшим числом планов, но с более универсальной их организацией окажется более гибкой в настройке на различные методики бюджетирования.

Основой планов является бюджетная статья. В рафинированном виде это строка с названием и числовым значением, а также со значениями справочников, определяющих ее измерения. Но для полноценной работы с бюджетом бывают необходимы еще и следующие свойства:

хранение значений за определенный временной период (день, месяц, квартал, год), что может обеспечить различные режимы планирования и учета (в течение года - по кварталам, в течение квартала - по месяцам и т. д.), а также выполнение всестороннего анализа бюджета;

неограниченная иерархия статей бюджета для обеспечения процессов агрегации и сверления информации (drill down) при анализе структуры бюджета;

собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение (абсолютное и процентное);

возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении;

дополнительная аналитика статей (например, учет остатка невыполнения плана в условиях его перевыполнения с помощью внеплановых операций);

проводки по бюджетным статьям, позволяющие документировать изменение их значений.

3. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических значений бюджетных статей. Ее наличие в СБ является признаком развитости системы, устраняет ограничения табличного представления информации о бюджете (т. е. только в виде планов статей). К первичной информации для бюджетирования относятся:

бюджетные строки и документы, заявки, сметы, контракты, договора, платежные и другие виды документов, на основании которых выполняется расчет значений статей;

объекты поддержки финансовой логики: аналитические и синтетические бухгалтерские счета с проводками, счета управленческого учета, механизмы двойной записи, показатели, нормативы.

Наличие в системе первичной информации может являться не только существенным подспорьем при автоматизации бюджетирования, но и источником значительных эксплуатационных затрат. Как правило, исходные данные содержатся и в других информационных системах предприятия - автоматизации бухгалтерии, внутреннего хозяйства (зарплата, основные фонды), основной и оперативной деятельности. Решить проблему надежного взаимодействия СБ с другими системами автоматизации предприятия поможет применение технологии хранилища данных, обладающей мощными средствами интеграции приложений.