Организация работы пользователей с системой

Финансы - Финансовый консалинг

Большое влияние на выбор СБ оказывает принятая на предприятии практика бюджетирования, а именно кто и в какой мере вовлечен в этот процесс. Если это задача в основном планового отдела, а остальные подразделения в планировании участвуют на уровне сводных показателей, то зачастую достаточно наличия Excel и специалиста, выполняющего консолидацию данных. Но если на подразделения возложена большая ответственность по работе с бюджетом, то необходима организация их согласованного взаимодействия.

При автоматизации коллективной работы с бюджетом различаются два принципиально разных подхода:

файловая СБ;

СБ с единой БД.

Типичный представитель файловой системы - СБ с применением Excel, где каждый специалист работает со своей персональной таблицей с последующим сбором и расчетом консолидированных данных. Слабой стороной файловых систем является жесткая регламентированность действий участников и высокие накладные расходы при консолидации данных. Например, изменение состава статей в процессе планирования приемлемо только до момента передачи файлов исполнителям процесса бюджетирования, а интерактивное планирование, защита и утверждение статей вообще невозможны. Как следствие, количество итераций при планировании существенно ограничивается временны/ми рамками.

СБ с единой БД в технологии клиент - сервер представляет более современный подход, который обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными, оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. Поскольку подобные системы требуют администрирования, малым организациям они могут оказаться не под силу.

При выборе СБ для территориально распределенного предприятия необходимо учитывать различие технологий, принятых в центральном офисе и для взаимодействия с филиалами. При работе в файловых СБ наличие удаленных подразделений не имеет критического значения, поскольку время передачи файла от центра консолидации любому участнику процесса гораздо меньше, чем сам период самостоятельной работы специалиста со своей локальной таблицей. В СБ с единой БД для связи с филиалами в последнее время все чаще используется Интернет.

С точки зрения удобства работы с СБ (что также является немаловажным фактором при выборе системы) следует обратить внимание на функциональное обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом и предоставление следующих средств и возможностей:

лимиты, защищенные статьи. Позволяют руководителям ЦФО более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для ЦФО нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование;

утверждение статей и планов. Согласованные планы или значения отдельных статей фиксируются с целью предотвращения их несанкционированного изменения;

примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники бюджетного процесса при согласовании ее значения;

визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критически важных рассогласований между планом и фактом с целью оперативного их контроля;

контроль ошибок. Поскольку СБ помимо всего прочего - это широкий набор алгоритмов и взаимосвязанных вычислительных процессов, то наличие в системе средств протоколирования хода расчетов позволяет оперативно разобраться в возможных коллизиях и противоречиях значений бюджетных статей;

версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета (как правило, достаточно трех - “оптимистичного”, “пессимистичного” и “оптимального”);

возможность одновременного планирования в произвольных временны/х периодах. Устраняет искусственные ограничения временных периодов бюджетирования при планировании значений статей;

возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета (наиболее эффективно решается в СБ с единой БД);

средства анализа бюджета (“сверление данных”, OLAP-анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т. д.).